Sekretarka

Sekretarka to osoba która spełnia bardzo ważną rolę w kompleksowym systemie zarządzania firmą. Głównym zadaniem sekretarki jest odciążenie prezesa czy dyrektora od zadań administracyjno- biurowych. Sekretarka w pierwszej kolejności gromadzi, przetwarza oraz przechowuje informacje i dokumenty jakie napływają do jednostki. Praca sekretarki wymaga wszechstronnej wiedzy, wyczucia smaku oraz wykazania własnej inicjatywy w wielu różnorodnych sytuacjach.

Sekretarka – zadania

Do głównych zadań sprawowanych przez sekretarkę należy:

przyjmowanie interesantów,
gromadzenie i przechowywanie informacji,
odbieranie i łączenie telefonów,
obsługa poczty elektronicznej
prowadzenie korespondencji firmowej (przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty),
segregowanie i przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek w firmie,
redagowanie pism, protokołów,
prowadzenie rejestru uchwał i zarządzeń zarządu jednostki,
gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa,
organizacja wyjazdów służbowych szefa,
prowadzenie terminarza spotkań, kontrola terminów,
odszukiwanie aktów prawnych i ich przechowywanie,
przygotowywanie i obsługa konferencji, zebrań i spotkań,
przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek,
zaopatrywanie firmy w materiały potrzebne do funkcjonowania biura (tj. artykuły papiernicze, drobny sprzęt biurowy, prenumerata prasy, zaopatrzenie socjalne),
dbałość o ład i porządek w sekretariacie oraz gabinecie prezesa.

Sekretarka jest pracownikiem, który pomaga swojemu przełożonemu w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, a także zajmuje się innymi czynnościami pomocniczymi. Sekretarka zajmuje reprezentacyjne stanowisko w firmie, tworzy wizerunek firmy. Im szerszy jest zakres obowiązków szefa, tym wyższe kwalifikacje powinna mieć sekretarka. Od organizacji sekretariatu zależą warunki, w jakich przełożony pracuje i podejmuje decyzje. Praca sekretarki ma charakter wielostronny, wymaga dużego wysiłku, szerokiego zakresu wiedzy, umiejętności, a także własnej inicjatywy. Zakres obowiązków sekretarki obejmuje obszar zawodowy, kompetencji osobistych i interpersonalnych, ujętych w bloki merytoryczne. Ich uzupełnieniem są kompetencje językowe umożliwiające przyjmowanie gości i partnerów zza granicy, prowadzenie rozmów telefonicznych czy korespondencji w języku obcym.

Sekretarka – certyfikat kompetencji zawodowych

Stopień przyswojenia zagadnień objętych poszczególnymi blokami merytorycznymi weryfikowany jest przez egzamin teoretyczny i praktyczny. Egzamin teoretyczny odbywa się przy wykorzystaniu platformy egzaminacyjnej i ma charakter testowy. Egzamin praktyczny przeprowadzany jest przez opiekuna praktyk i ma charakter problemowych zadań do rozwiązania.

Ostateczna liczba godzin szkolenia uzależniona jest od liczebności grupy, oraz poziomu znajomości zagadnień zawodowych.

Zawód zgodny z Międzynarodowym Standardem Klasyfikacji Zawodów ISCO-08 (numer 4115)

liczba godzin szkolenia

64 godziny teorii
64 godziny praktyki
40 godzin IT
60 godzin języka obcego branżowego

Czas trwania egzaminu

60 minut - część teoretyczna
120 minut - część praktyczna

Program szkolenia

Rola i znaczenie sekretariatu w strukturze firmy
1.1 Czynności sekretariatu (główne zadania sekretariatu, funkcja informacyjna, funkcja reprezentacyjna, warunki sprawnego działania sekretariatu)
1.2 Wizerunek sekretarki jako prawej ręki szefa (cechy doskonałej sekretarki, kwalifikacje kandydatki na sekretarkę, oddziaływanie wyglądem, etyka zawodowa asystentki)
1.3 Rola asystentki w tworzeniu pozytywnego wizerunku firmy (pierwszy kontakt z klientem – gość w firmie, pojęcie wizji i misji przedsiębiorstwa)
Komunikacja interpersonalna
2.1 Współpraca z szefem i współpracownikami (psychologiczne typy współpracowników, współpraca z szefem, kontrola prawidłowego przepływu informacji)
2.2 Kontakty z klientem (komunikacja werbalna i niewerbalna, bariery komunikacyjne i sposoby ich eliminowania, zasady efektywnej komunikacji)
2.3 Techniki prowadzenia rozmów telefonicznych (telefoniczna etykieta, etapy rozmowy telefonicznej, polityka prywatności, czyli jak osłaniać szefa, radzenie sobie w trudnych sytuacjach)
Organizacja pracy sekretariatu
3.1. Zarządzanie czasem (kalendarz spotkań, organizowanie spotkań i zebrań, telekonferencje i wideokonferencje, zasady planowania i organizowania czasu, organizacja pracy własnej, techniki szybkiego zapamiętywania i uczenia się)
3.2. Prowadzenie korespondencji firmowej (rodzaje pism, zasady sporządzania dokumentów, etykieta biznesowa w korespondencji, prawidłowy obieg korespondencji, adresowanie kopert, archiwizacja dokumentacji firmowej, korespondencja za pomocą e-maila)
3.3. Podróże służbowe (planowanie wyjazdów, koordynowanie, zasady rozliczania delegacji)
3.4. Obsługa urządzeń biurowych (telefon, faks, drukarka, skaner, bindownica, kserokopiarka, niszczarka, laminator)
Sytuacje konfliktowe
4.1 Asertywność w pracy (asertywność w kontaktach z klientami i współpracownikami, wybrane techniki asertywności)
4.2 Psychologia stresu (rozpoznawani symptomów stresu, skuteczna walka ze stresem)
4.3 Elementy negocjacji (kluczowe zasady negocjacji, konflikt w miejscu pracy)
Pakiet biurowy w sekretariacie
5.1 Edytor tekstu (zasady tworzenia i edycji dokumentów, szablony dokumentów, style, wstawianie obiektów graficznych, korespondencja seryjna, formularze)
5.2 Arkusz Kalkulacyjny (dane w arkuszu kalkulacyjnym, formuły i funkcje, prezentacja danych na wykresie)
5.3 Prezentacje multimedialne (podstawowe zasady tworzenia prezentacji, tworzenie prezentacji, zapis prezentacji, praca z tekstem, zmiana układu slajdu, zmiana koloru tła slajdu, efekty przejść i animacji, przygotowanie prezentacji do pokazu)
Programy pocztowe
6.1 Poczta elektroniczna (sposoby korzystania z poczty, wysyłanie i odbieranie poczty, książka adresowa)
6.2 Konfiguracja konta pocztowego (parametry konta pocztowego, tworzenie podpisu, filtry pocztowe)
6.3 Kalendarz elektroniczny (tworzenie i konfiguracja lokalnego kalendarza, publikowanie kalendarza, wprowadzanie i edycja wydarzeń i przypomnień)

Wyposażenie sali szkoleniowej

a. komputer wraz z zainstalowanymi programami: Microsoft Office 2007 i z dostępem do Internetu oraz skonfigurowanym programem pocztowym,
b. centrala telefoniczna wraz z aparatem telefonicznym,
c. telefaks,
d. kserokopiarka,
e. skaner.

Opis stanowiska egzaminacyjnego

Wymagania dla sali egzaminacyjnej:

Podręczniki

Zawodowy

Sekretarka

Autor: Urszula Owsianka
Wydawca: Fundacja VCC

100 zł/brutto Zamów podręcznik przez system CRM dla partnerów

Zobacz przykładowe strony Wszystkie podręczniki

Opis

Sekretarka pełni ważną rolę w kompleksowym systemie zarządzania firmą. To ona gromadzi, przetwarza oraz przechowuje informacje i dokumenty, które napływają do jednostki. Ponadto sekretarka pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, wykonuje także szereg innych czynności pomocniczych. Jako osoba „pierwszego kontaktu” zajmuje reprezentacyjne stanowisko w firmie i tworzy jej wizerunek. Dlatego też praca sekretarki wymaga nie tylko wyczucia smaku oraz wykazania własnej inicjatywy w różnych sytuacjach, ale przede wszystkim wszechstronnej wiedzy i umiejętności.

Lektura niniejszego podręcznika gwarantuje zapoznanie z najważniejszymi zagadnieniami, potrzebnymi do wykonywania zawodu sekretarki. W publikacji zawarto treści dotyczące planowania i organizacji pracy biurowo-administracyjnej, organizowania pracy sekretariatu, użytkowania nowoczesnego sprzętu biurowego, rejestracji i gromadzenia dokumentacji, prowadzenia korespondencji firmowej, rejestracji i przetwarzania zgromadzonych informacji, koordynacji przepływu informacji i dokumentacji wewnętrznej, przygotowania i organizacji narad, spotkań, konferencji, przygotowywania spotkań z kontrahentami, sporządzania sprawozdań dotyczących działalności przedsiębiorstwa, a także podejmowania działań prowadzących do uruchomienia własnej działalności gospodarczej.

Niniejszy podręcznik dedykowany jest do prowadzenia kształcenia w systemie VCC. Zawarte w nim treści pozwalają na przygotowanie się do certyfikowanego egzaminu VCC New Competences – Sekretarka.

Sekretarka – kompetencje informatyczne

Autor: Urszula Owsianka
Wydawca: Fundacja VCC

50 zł/brutto Zamów podręcznik przez system CRM dla partnerów

Zobacz przykładowe strony Wszystkie podręczniki

Opis

Umiejętne i swobodne korzystanie z nowoczesnych technologii informatycznych usprawnia pracę każdej sekretarki. Lektura niniejszego podręcznika wyposaża nas w tę kluczową dla tego zawodu wiedzę, rozwijając jednocześnie umiejętności praktyczne, niezbędne do wykonywania codziennej pracy. Prezentowane w nim treści dotyczą m.in.: umiejętnego użytkowania z komputera PC i jego oprogramowania, przeglądania tematycznych witryn internetowych, odtwarzania treści multimedialnych, wyszukiwania informacji w Internecie oraz w katalogach tematycznych, zapisywania dokumentów i witryn, drukowania zawartości witryn, wypełniania formularzy internetowych, przeglądania, wysyłania i odbierania wiadomości elektronicznych, zarządzania adresami oraz używania programu pocztowego, korzystania z komunikatorów internetowych, prowadzenia połączenia w trybie głosowym i wideokonferencji, redagowania i formatowania dokumentów, wykonywania zestawień i obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym, a także korzystania z baz danych.

Język obcy zawodowy angielski

Office Worker

Autor: Bartosz Wańczyk
Wydawca: Fundacja VCC

80 zł/brutto Zamów podręcznik przez system CRM dla partnerów

Zobacz przykładowe strony Wszystkie podręczniki

Opis

Podręcznik zawiera zestaw fachowego słownictwa, zwrotów oraz praktycznych ćwiczeń umożliwiający zdobycie i pogłębienie umiejętności komunikacyjnych, niezbędnych do wykonywania zawodu pracownika obsługi biurowej w środowisku anglojęzycznym.

Ujęte w nim treści dotyczą podstawowych zagadnień, pozwalających na swobodne porozumiewanie się ze współpracownikami, konwersację i korespondencję z klientem oraz interesantami, koordynowanie i zarządzanie pracą w biurze, obieg dokumentów, sporządzanie oficjalnych pism, użytkowanie i administrowanie sprzętem oraz rozwiązywanie problemów związanych z jego obsługą, organizację spotkań i konferencji, podejmowanie odpowiednich działań w sytuacjach zagrożenia, a także przygotowanie dokumentów aplikacyjnych, odbycie rozmowy kwalifikacyjnej i uzgodnienie warunków pracy.

Zalecany poziom nauczania zgodnie z Europejskim Systemem Opisu Kształcenia Językowego: B1.

Niniejszy podręcznik stanowi integralną część materiałów edukacyjnych VCC przeznaczonych do kształcenia w zawodzie pracownika obsługi biurowej. Zawarte w nim treści pozwalają na przygotowanie się do certyfikowanego egzaminu VCC New Competences Pracownik obsługi biurowej oraz Language Competences – Office Worker.

Przykładowy Egzamin

Test teoretyczny

Zadania praktyczne

1. Asertywność jest to:
a) nauką dbania o osobowość
b) sztuką mówienia otwarcie tego, co się myśli
c) umiejętność eleganckiego zachowania się
d) cecha wrodzona człowieka

2. Elementy składowe komunikacji to:
a) ciało, głos, słowa
b) ciało, głos, wyobraźnia
c) ciało, słowa, etyka
d) głos, słowa, myśli

3. Cechy charakterystyczne melancholika to:
a) tryska energią i entuzjazmem, jest dynamiczny i aktywny
b) pesymistycznie nastawiony do przyszłości, myśliciel
c) optymistyczne podejście do życia, myśliciel
d) lubi przewodzić, jest dynamiczny

4. Korespondencja firmowa jest ewidencjonowana w:
a) notatniku
b) dzienniku korespondencyjnym
c) programie Outlook
d) kalendarzu spotkań

5. Pozytywny wizerunek sekretarki nie jest tworzony przez:
a) klasyczny strój
b) kulturę osobistą
c) lojalność
d) krzykliwy makijaż

6. Pieczątkę wpływu korespondencji do firmy umieszcza się na:
a) kopertach
b) pierwszej stronie pisma przychodzącego
c) dokumentach osobistych
d) czasopismach

7. Lubi być w centrum zainteresowania, jest władczy, dominujący, towarzyski, lubi komplementy. Cechy powyższe opisują:
a) choleryka
b) flegmatyka
c) melancholika
d) sangwinika

8. Na numer prywatny telefonujemy służbowo w:
a) niedziele i święta
b) po godzinie 21.00
c) przed godziną 8.00
d) w godzinach od 8.00 do 21.00

9. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić w terminie:
a) 10 dni
b) 7 dni
c) 14 dni
d) 30 dni

10. Osoba wyjeżdżająca w delegację samochodem prywatnym powinna dołączyć do rozliczenia delegacji:
a) listę obecności
b) kartę ewidencji przebiegu pojazdu
c) dowód rejestracyjny pojazdu
d) fakturę za paliwo

11. Zasada Pareto mówi o tym, że:
a) 80 % wyników pochodzi z 20% działań
b) 70 % wyników pochodzi z 30% działań
c) 20% wyników pochodzi z 80% działań
d) 30% wyników pochodzi z 70% działań

12. Przy powitaniu:
a) rękę podajemy przez biurko
b) dłoń pierwsza wyciąga osoba młodsza do starszej
c) nie patrzymy prosto w twarz
d) dłoń pierwsza wyciąga kobieta do mężczyzny

13. Netykieta jest to:
a) zbiór zasad obowiązujących w Internecie
b) nauka zajmująca się etyką danego zawodu
c) zbiór zasad obowiązujących na spotkaniu służbowym
d) nauka o zasadach komunikacji w pracy

14. Pisząc pismo firmowe stosujemy:
a) kilka rodzajów czcionek
b) kilka rodzajów styli
c) czcionkę nie większą niż 8 punktów
d) akapity

15. Odbierając telefon służbowy należy:
a) czekać, aż rozmówca się przedstawi
b) przedstawić swoje stanowisko i nazwę instytucji
c) zapytać „kto mówi?”
d) włączyć sygnał faxu

16. Komunikacja pionowa:
a) dotyczy komunikatów formalnych przepływających pomiędzy pracownikami i ich przełożonymi
b) przebiega pomiędzy członkami tej samej grupy lub pracownikami na podobnych stanowiskach
c) dotyczy przekazu bezsłownego
d) ma charakter wyłącznie nieformalny

17. Strój odpowiedni dla sekretarki to:
a) kwiecista sukienka z falbankami
b) podkoszulka z napisami
c) długie swetry
d) klasyczny kostium lub sukienka

18. Zasada tajemnicy zawodowej oznacza:
a) umiejętność przyznawania się do błędów
b) rzetelne wykonywanie zleconych obowiązków
c) działanie ukierunkowane na dobro klienta
d) zakaz podawania informacji o firmie na zewnątrz

19. Oficjalne pismo firmowe powinno być zakończone zwrotem pożegnalnym:
a) żegnam
b) z poważaniem
c) pozdrawiam
d) do widzenia

20. Wysyłając pocztę firmową:
a) listy trzeba zaklejać taśmą klejącą
b) listy trzeba spinać zszywkami
c) należy podkreślić adres odbiorcy
d) adres odbiorcy powinien być napisany w prawej dolnej części strony adresowej przesyłki

21. Do przechowywania, archiwizowania akt stosuje się:
a) segregatory
b) pudełka kartonowe
c) szuflady
d) teczki do podpisu

22. Kalendarz spotkań :
a) prowadzi szef
b) zawiera terminy, miejsce spotkania, numery telefonów
c) jest to zbiór notatek ze spotkania
d) tam ewidencjonowane są faktury

23. Kobieta przy powitaniu powinna:
a) zawsze wstać
b) wstać, gdy wita się z dostojnym gościem, starszą od siebie kobietą
c) zawsze siedzieć
d) zdjąć rękawiczkę

24. Stylem negocjacji nie jest
a) Dominacja
b) Unikanie
c) Kompromis
d) Kłamanie

25. Aby wprowadzić w tekście znak € należy:
a) Wpisać Euro
b) Na wstążce Wstawianie wybrać Symbol i wybrać z tabeli znak €
c) Wcisnąć Shift+E
d) Wpisać (u)

26. Szablon dokumentu programu Word ma rozszerzenie:
a) Doc
b) Docx
c) Dot
d) rtf

27. Czego dotyczy pokazany fragment wstążki
a) Krojów czcionki
b) Wielkości czcionki
c) Stylów
d) Widoku strony

28. Widoczne znaki na brzegach obrazka pozwalają:
a) Zmniejszyć lub powiększyć obrazek
b) Przyciąć obrazek
c) Wyrównać obrazek w pionie
d) Wyrównać obrazek w poziomie

29. Aby zaadresować większa ilość kopert adresami z zebranymi w Excelu należy użyć do tego:
a) Korespondencji seryjnej
b) Formuły Koperta
c) Przekonwertować dane do Worda
d) Nie ma takiej możliwości

30. Elementem (formanty) formularza które można umieścić w dokumencie znajdują się na wstążce:
a) Narzędzia główne
b) Wstawianie
c) Formularz
d) Deweloper

31. Znaki ### w komórce B2 informują o tym że:
a) Wprowadzony tekst nie mieści się w komórce
b) Wprowadzony liczba nie mieści się w komórce
c) Wprowadzona formuła zawiera błędy
d) Komórka B2 jest pusta

32. Wynikiem formuły =SUMA(A1:A3) będzie:
a) Suma liczb z komórek A1 i A3
b) Suma liczb z komórek A1, A2 i A3
c) A1 dzielone przez A3
d) Tekst SUMA(A1:A3)

33. Które zdanie dotyczące przedstawionego wykresu jest fałszywe:
a) Wykres posiada etykiety danych
b) Wykres posiada legendę
c) Wykres posiada jedną serię danych
d) Wykres jest kolumnowy

34. Pokaz programu PowerPoint można zapisać z rozszerzeniem
a) ppt
b) doc
c) pps
d) pot

35. Aby zmienić układ grafiki na wzorcu slajdów należy wybrać wstążkę
a) Widok
b) Wstawianie
c) Pokaz slajdów
d) Dodatki

36. Aby wyszukać w Internecie informacje na Nazwisko miejsc hotelowych należy skorzystać z:
a) Wyszukiwarki internetowej
b) e-maila
c) drukarki
d) forum dyskusyjnego

37. Osoba która ma możliwość edycji lub usuwana wiadomości na forach to:
a) Moderator
b) Anonim
c) Pirat
d) Edytor

38. RSS to:
a) Kanał informacyjny w Internecie
b) Rodzaj poczty elektronicznej
c) Dysk twardy
d) Rodzaj pamięci flash

39. Https:// w pasku adresów w przeglądarce oznacza:
a) strona jest w języku hiszpańskim
b) strona jest o rozkładzie lotów samolotów
c) strona jest szyfrowana
d) nic nie oznacza

40. Kompresja plików ma na celu:
a) zwiększenie rozmiarów plików
b) zmniejszenie rozmiary plików
c) zabezpieczenie przed wirusami
d) Sprawdzenie czy pliki nie zawierają wirusów

41. Standardowy rozmiar płyty DVD-RW to
a) 1,44 MB
b) 700 MB
c) 4,7 GB
d) 25 GB

42. Programem pocztowym nie jest
a) Microsoft Outlook
b) Mozilla Thunderbird
c) Internet Explorer
d) DreamMail

43. Pojawienie się przedrostka Re: w temacie wiadomości otrzymanej wiadomości oznacza z reguły że:
a) Jest to odpowiedź na wcześniej wysłanego maila
b) Adresat oczekuje na odpowiedź
c) Nic nie oznacza
d) Jest to kopia maila

44. Które zdanie dotyczące Listy dystrybucyjnej nie jest prawdziwe
a) Zdefiniowana grupa adresów mailowych
b) Służy do grupowego wysyłania maili
c) Można ją utworzyć ręcznie w książce adresowej
d) To lista maili tylko stałych klientów

45. Serwer poczty wychodzącej to
a) SMTP
b) IMAP
c) POP3
d) FTP

ZADANIE 1

POLECENIE 1.1 [5 PKT.]

Zarejestruj w dzienniku korespondencyjnym pismo otrzymane dnia 04.09.2011 wpisując w odpowiednie rubryki dane. Dziennik znajduje się w pliku dko.pdf. Pismo przychodzące zapisane jest w folderze egzaminacyjnym pod nazwą Drzewmex.

POLECENIE 1.2 [5 PKT.]

Zaadresuj poprawnie kopertę otrzymana od egzaminatora, w której będzie wysłana odpowiedź na pismo otrzymane od firmy Drzewmex. Pismo zapisane jest w folderze Dokumenty pod nazwą Drzewmex.

ZADANIE 2

POLECENIE 2.1 [5 PKT.]

Zeskanuj fakturę otrzymaną od egzaminatora.

POLECENIE 2.2 [5 PKT.]

Zapisz plik pod nazwą skan_fv w folderze egzaminacyjnym

ZADANIE 3

POLECENIE 3.1 [10 PKT.]

Otwórz plik formularz.docx umieszczony w folderze egzaminacyjnym i wykonaj następujące czynności:
Zmień orientację strony na poziomą oraz rozmiar strony na A5. Zapisz zmiany w pliku.
Za słowem Rezerwacja noclegu wstaw formant Pole wyboru. Zapisz zmiany w pliku.
Całą zawartość formularza skopiuj pod spodem, tak aby na 1 stronie były 2 zgłoszenia. Zapisz zmiany w pliku

POLECENIE 3.2 [10 PKT.]

Otwórz plik konferencja.xlsx umieszczony w folderze egzaminacyjnym i wykonaj następujące czynności w arkuszu lista obecności:
Dane z komórek A2:E21 posortuj wg nazwiska rosnąco. Zapisz zmiany w pliku.
Komórki A1: E1 wypełnij kolorem czarnym a kolor tekstu ustaw na biały. Zapisz zmiany w pliku.
Przed kolumną A wstaw pustą kolumnę i do komórki A1 wprowadź lp.. Zapisz zmiany w pliku.

ZADANIE 4

POLECENIE 4.1 [5 PKT.]

W programie Outlook 2007 wprowadź nowy kontakt o parametrach:
Imię i nazwisko: Marek Nowak
Adres e-mail: m.nowak@luxpol.pl
Zapisz kontakt, wykonaj zrzut ekrany i wlej do pliku odpowiedzi.docx znajdującego się folderze egzaminacyjnym. Zapisz zmiany w pliku.

POLECENIE 4.2 [5 PKT.]

W kalendarzu Outlook 2007 ustaw widok tygodniowy tylko z dniami roboczymi.
Wykonaj zrzut ekrany i wlej do pliku odpowiedzi.docx znajdującego się folderze egzaminacyjnym. Zapisz zmiany w pliku.