Sekretarka to osoba która spełnia bardzo ważną rolę w kompleksowym systemie zarządzania firmą. Głównym zadaniem sekretarki jest odciążenie prezesa czy dyrektora od zadań administracyjno- biurowych. Sekretarka w pierwszej kolejności gromadzi, przetwarza oraz przechowuje informacje i dokumenty jakie napływają do jednostki. Praca sekretarki wymaga wszechstronnej wiedzy, wyczucia smaku oraz wykazania własnej inicjatywy w wielu różnorodnych sytuacjach.
Zadania sekretarki
Do głównych zadań sprawowanych przez sekretarkę należy:
- przyjmowanie interesantów,
- gromadzenie i przechowywanie informacji,
- odbieranie i łączenie telefonów,
- obsługa poczty elektronicznej
- prowadzenie korespondencji firmowej (przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty),
- segregowanie i przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek w firmie,
- redagowanie pism, protokołów,
- prowadzenie rejestru uchwał i zarządzeń zarządu jednostki,
- gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla szefa,
- organizacja wyjazdów służbowych szefa,
- prowadzenie terminarza spotkań, kontrola terminów,
- odszukiwanie aktów prawnych i ich przechowywanie,
- przygotowywanie i obsługa konferencji, zebrań i spotkań,
- przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek,
- zaopatrywanie firmy w materiały potrzebne do funkcjonowania biura (tj. artykuły papiernicze, drobny sprzęt biurowy, prenumerata prasy, zaopatrzenie socjalne),
- dbałość o ład i porządek w sekretariacie oraz gabinecie prezesa.
Sekretarka jest pracownikiem, który pomaga swojemu przełożonemu w sprawach administracyjnych, w korespondencji, w sporządzaniu notatek, umawianiu spotkań, opiece nad gośćmi, pośredniczy w kontaktach między szefem i personelem oraz między szefem i interesantami, a także zajmuje się innymi czynnościami pomocniczymi. Sekretarka zajmuje reprezentacyjne stanowisko w firmie, tworzy wizerunek firmy. Im szerszy jest zakres obowiązków szefa, tym wyższe kwalifikacje powinna mieć sekretarka. Od organizacji sekretariatu zależą warunki, w jakich przełożony pracuje i podejmuje decyzje. Praca sekretarki ma charakter wielostronny, wymaga dużego wysiłku, szerokiego zakresu wiedzy, umiejętności, a także własnej inicjatywy. Zakres obowiązków sekretarki obejmuje obszar zawodowy, kompetencji osobistych i interpersonalnych, ujętych w bloki merytoryczne. Ich uzupełnieniem są kompetencje językowe umożliwiające przyjmowanie gości i partnerów zza granicy, prowadzenie rozmów telefonicznych czy korespondencji w języku obcym.
Certyfikat kompetencji zawodowych
Stopień przyswojenia zagadnień objętych poszczególnymi blokami merytorycznymi weryfikowany jest przez egzamin teoretyczny i praktyczny. Egzamin teoretyczny odbywa się przy wykorzystaniu platformy egzaminacyjnej i ma charakter testowy. Egzamin praktyczny przeprowadzany jest przez opiekuna praktyk i ma charakter problemowych zadań do rozwiązania.
Ostateczna liczba godzin szkolenia uzależniona jest od liczebności grupy, oraz poziomu znajomości zagadnień zawodowych.
Zawód zgodny z Międzynarodowym Standardem Klasyfikacji Zawodów ISCO-08 (numer 4115)
