Lean office – odchudzanie w biurze i usługach

Gold-fish - zdjęcie na okładkęCelem szkolenia Lean Office – odchudzanie w biurze i usługach jest przekazanie uczestnikom wiedzy i praktycznych umiejętności w zakresie eliminacji marnotrawstwa w pracy biurowej (w usługach i administracji). Uczestnicy zapoznają się z narzędziami, dzięki którym można „zobaczyć” proces w jego obecnym stanie i radykalnie usprawnić jego przepływ poprzez eliminację czynności niedodających wartości z punktu widzenia klienta procesu.

Szkolenie kierowane jest do instytucji samorządowych, organizacji pozarządowych, przedsiębiorców, przedstawicieli przedsiębiorstw, a także do klientów indywidualnych pragnących podnieść swoje kwalifikacje zawodowe oraz wiedzę w optymalnym wykorzystaniu zasobów biurowych, administracyjnych, usługowych.

Kurs umożliwia na przygotowanie się do certyfikowanego egzaminu VCC Select Competence – Lean Office – odchudzanie w biurze i usługach. Kurs ma charakter praktyczny i przewiduje również opracowanie planów wdrażania Lean Office we własnej organizacji.

Po ukończeniu szkolenia uczestnik posiada następujące efekty uczenia się:

  • Charakteryzuje podstawowe zasady oraz narzędzia systemu Lean i Kaizen
  • Rozpoznaje i definiuje MUDA w organizacji
  • Opisuje zasady tworzenia zespołu podczas wdrażania Kaizen i Lean Office
  • Rozwiązuje problemy w oparciu o techniki Lean i Kaizen
  • Potrafi mapować strumień wartości
  • Wyszukuje i wdraża narzędzi zapobiegających błędom w administracji
  • Potrafi wdrożyć 5S w organizacji
  • Opisuje zasady tworzenia standaryzacji w miejscu pracy
  • Praktycznie wykorzystuje kanbany w miejscu pracy

liczba godzin szkolenia

  • 48 godzin

Czas trwania egzaminu

  • 30 min - część teoretyczna
  • 60 min - część praktyczna

Dostępne w językach

  • PL
Program szkolenia
  1. WPROWADZENIE DO LEAN
  2. ROZBIEŻNE CELE WEWNĄTRZ FIRMY – WDRAŻANIE LEAN OFFICE
    1. WARTOŚĆ WSPÓŁPRACY
    2. „WĄSKIE GARDŁA” W ADMINISTRACJI
    3. WPROWADZENIE DO LEAN OFFICE
    4. MUDA – RODZAJE I IDENTYFIKACJA STRAT
    5. WARTOŚĆ DODANA Z PUNKTU WIDZENIA KLIENTA
    6. KLIENT WEWNĘTRZNY I WARTOŚĆ DLA NIEGO
  3. KAIZEN W ADMINISTRACJI – ZASADY REALIZACJI „CIĄGŁEGO DOSKONALENIA SIĘ”
    1. DEFINICJA KAIZEN I KAIZEN BLITZ – REGUŁY POSTĘPOWANIA
    2. DLACZEGO DROBNE USPRAWNIENIA SĄ TAK ISTOTNE?
    3. WŁAŚCICIELE PROCESU KAIZEN I KORZYŚCI UCZESTNICZENIA W NIM
  4. PRZYWÓDZTWO
    1. ROLA KIEROWNICTWA WE WDRAŻANIU LEAN OFFICE I FILOZOFII KAIZEN
    2. LUDZIE – KRYTYCZNY ZASÓB
    3. PARADOKSY W PODEJMOWANIU DECYZJI
  5. NARZĘDZIA ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW
    1. METODY KREATYWNE
    2. BURZA MÓZGÓW
    3. MAPA MYŚLI
    4. 5 WHY
    5. DIAGRAM ISHIKAWY
    6. METODA 8D
    7. METODA A3
  6. WARSZTAT – MAPOWANIE STRUMIENIA WARTOŚCI (VSM)
    1. CO TO JEST „VALUE STREAM MAPPING” I KIEDY GO UŻYWAĆ?
    2. WYKORZYSTYWANE SYMBOLE W MAPOWANIU STRUMIENIA WARTOŚCI ORAZ PROCESÓW
    3. IDENTYFIKACJA STRAT
    4. WIARYGODNOŚĆ ZEBRANYCH DANYCH – METODY OBSERWACJI
    5. OPIS CASE’ÓW – STUDIUM PRZYPADKU I MAPOWANIE STRUMIENIA WARTOŚCI
  7. 5S I JEGO PIĘĆ ELEMENTÓW
    1. ETAPY I ZASADY WDRAŻANIA 5S
    2. METODY I TECHNIKI KONTROLI WIZUALNEJ DLA PODTRZYMANIA FUNKCJONOWANIA 5S
  8. POKA-YOKE DLA REDUKCJI BŁĘDÓW I ZBĘDNEGO RUCHU
    1. POKA-YOKE, CZYLI BUDOWANIE SYSTEMÓW WYTWÓRCZYCH, PROCESÓW, MODELI DECYZYJNYCH ODPORNYCH NA BŁĘDY LUDZKIE
  9. STANDARYZACJA I LAYOUT MIEJSCA PRACY
    1. PRZYKŁADOWE ROZWIĄZANIA DOTYCZĄCE EKSPOZYCJI W PRZESTRZENI USŁUGOWEJ/ROBOCZEJ
    2. IDENTYFIKACJA MARNOTRAWSTWA W POMIESZCZENIACH BIUROWYCH
    3. BUDOWA STANDARDÓW I WIZUALIZACJA PROCESÓW BIUROWYCH
  10. KANBAN JAKO NARZĘDZIE WSPIERAJĄCE GOSPODARKĘ MATERIAŁAMI BIUROWYMI
    1. CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU I KORZYŚCI Z JEGO WYKORZYSTANIA
    2. ELEMENTY SYSTEMU
    3. PROJEKTOWANIE ROWIĄZAŃ KANBAN I NIEZBĘDNE KALKULACJE
    4. CASE PRZYKŁADY STOSOWANIA W BIURZE TECHNIK LEAN
  11. WSKAŹNIKI I AUDYT LEAN OFFICE WEDŁUG FILOZOFII KAIZEN
    1. ZASADNOŚĆ STOSOWANIA WSKAŹNIKÓW
    2. PRZYKŁADOWE WSKAŹNIKI I MIERNIKI LEAN OFFICE
    3. SPOSÓB PRZEPROWADZANIA AUDYTÓW, CZĘSTOTLIWOŚĆ
    4. PRZYKŁADOWY ARKUSZ AUDYTU
    5. INTERPRETACJA WYNIKÓW Z AUDYTU
  12. PLANY WDRAŻANIA LEAN OFFICE
Wyposażenie sali szkoleniowej

Pracownia dydaktyczna

Pomieszczenie pozwalające na realizację treści kształcenia zawartych w materiale programowym, które wyposażono w środki dydaktyczne audiowizualne oraz optymalną ilość stanowisk dydaktycznych dla uczestników i nauczycieli/egzaminatorów. Pomieszczenie powinno spełniać wymagania ergonomiczne oraz wskazane przepisami BHP.

Wyposażenie ogólnodydaktyczne pracowni:

Laptop dla prowadzącego
Projektor multimedialny
Dostęp do internetu
Flipchart i pisaki

Opis dodatkowego wyposażenia pracowni dydaktycznej:

Dodatkowe miejsca na stoły robocze do ćwiczeń praktycznych – w zależności od grup szkoleniowych, min. 3 odrębne stanowiska pracy dające możliwość pracy zespołowej dla co najmniej 4-ch osób w grupie
Papier flipchart, pisaki (4 kolory), kartki papieru A4 – min 10 szt. na osobę

Opis stanowiska egzaminacyjnego

Sala egzaminacyjna wyposażona w:

– stolik i krzesło dla egzaminatora

– dla każdego uczestnika krzesło i stolik (osobny lub w ciągu)

– długopis

– czyste kartki papieru

– komputery z dostępem do Internetu. Pomieszczenie powinno spełniać wymagania ergonomiczne oraz wskazane przepisami BHP.

Podręczniki
Select

Lean office - odchudzanie w biurze i usługach

  • Autor: Sylwia Petryna, Mariola Kruszyńska, Aleksandra Skibińska
  • Wydawca: Fundacja VCC
100 PLN Zamów podręcznik przez system CRM dla partnerów
152
Opis

 Wiele organizacji wprowadza zmiany i działania optymalizujące produkcję, zapominając o całej sferze administracji w organizacjach. Trudność polega na tym, że w niewielu przedsiębiorstwach udało się wyraźnie poprawić działania w obszarze administracji (mamy tutaj na myśli każdy aspekt administracji: od sekretariatu, przez sprzedaż, po księgowość), tak aby stały się strategiczną bronią organizacji. Najczęściej administracja kojarzy się z generowaniem kosztów i biurokracją. I oczywiście trudno się z tym nie zgodzić – każdy z nas był przynajmniej raz klientem jakiegoś urzędu. Ale czy tak musi być zawsze? Co stoi na przeszkodzie, aby obszar administracji był kołem napędowym rozwoju naszej organizacji?

Jako praktycy Kaizen w swoich organizacjach stawiamy na ciągły rozwój i doskonalenie. Poszukujemy rozwiązań prostych, usprawniających nasze działania. Nasz zespół przetestował wszystkie opisane w tej książce rozwiązania. Łączymy narzędzia Lean oraz filozofię Kaizen, uważając, że w procesach administracyjnych jednym z najważniejszych elementów jest świadomość pracowników i ich zaangażowanie w proces zmian. Bowiem pomysły każdego członka naszego zespołu tworzą wartość dodaną, świadczą o otwartości organizacji i jej kierownictwa.

Publikacja stanowi studium przypadku, przejścia przez każdy etap wdrożenia w przedsiębiorstwach usługowych (firmach konsultingowych, organizacjach pozarządowych, hurtowniach). Pokazuje również, jak istotne w tym wszystkim jest wsłuchiwanie się w potrzeby klienta. To drugi najważniejszy element. W efekcie to klient daje nam środki finansowe, abyśmy mogli usprawniać naszą firmę. Bo po co to robić, kiedy nie ma klientów?

Przykładowy Egzamin
Test teoretyczny
Zadania praktyczne

1.Lean jest:
a)metodą cięcia kosztów
b)elementem zasobów o najniższej sprawności, ograniczającym i wyznaczającym potencjał dla całej organizacji, zespołu
c)strategią zarządzania przedsiębiorstwem, opieraącą się na dostarczaniu klientom produktów i/lub usług jakich oczekują, w jak najprostszy sposób, przy zachowaniu szacunku dla załogi pracującej w firmie
d)strategią polegającą na selekcji, systematyce, sprzątaniu, standaryzacji, samodoskonaleniu

2.MURA oznacza:
a)przeciążenie pracownika
b)cięcie kosztów
c)nierównomierne obciążenie pracą
d)marnotrawstwo

3.Jak możemy wpłynąć na zminimalizowanie MURA i MURI w obszarach administracyjnych?
a)obserwując i robiąc analizy statystyczne
b)zwalniając nieefektywnych pracowników
c)wprowadzenie mierników pracy, na tyle, na ile pozwala nam na to struktura i specyfika organizacji
d)prowadząc stały nadzór nad efektywnością pracy

4.Koncepcja systemu ssącego w środowisku administracyjnym wg Womacka i Jonesa dotyczy:
a)zarządzania przepływem informacji i zasobów
b)oddzielenia zadań wykonywanych rutynowo od zadań wykonywanych rzadko
c)standaryzacji czynności, wizualizacji, wprowadzenia reguł 5S przepływ
d)określenia problemów towarzyszących przepływowi pracy

5.Rodzajami marnotrawstwa są m.in….
a)Metody, Materiał, Narzędzia
b)Mura, KANBAN, 5S
c)Błędy i poprawki, Zbędny ruch, Transport
d)Niewykorzystane talenty, Otoczenie, Transport

6.Potocznie mówiąc, wartością dodaną jest….
a) … to za co Klient jest gotowy zapłacić
b) … suma marnotrawstw
c) … ilość czasu przypadająca na przebieg i przestój w procesie
d) … udział w wykorzystanej powierzchni

7.Jedną z 14-tu zasad Deminga jest:
a)porzuć kontrolę dla zapewnienia jakości, eliminuj (statystyczną) kontrolę jakości na rzecz tworzenia jakości wraz z produktem.
b)celem wielu liderów jest sprawić, by ludzie mieli o nich jak najlepsze zdanie.
c)wszelkie zmiany w organizacji są dla ludzi
d)istotne jest wspólnie z zespołem rozwiązywanie bieżących problemów w obszarze wdrożenia

8.Jakie są zadania koordynatora KAIZEN?
a)nadzoruje i pilnuje aby pracownicy realizowali zadania zgodnie ze standardami
b)nie ma żadnych specjalnych zadań
c)zbiera wyniki i raportuje kierownictwu
d)budowanie kultury ciągłego doskonalenia

9.Jakie usprawnienia w organizacji przynoszą najlepsze efekty?
a)spektakularne, mające duży wpływ na zmiany w organizacji
b)bazujące na doświadczeniach innych
c)nowoczesne i innowacyjne, dopasowane do rynku
d)drobne i sukcesywne

10.Cykl życia projektu Kaizen Blitz składa się z trzech faz:
a)faza początkowa, faza Blitz, podsumowania
b)faza przygotowawcza , faza Blitz, samokontrola
c)faza przygotowawcza, faza Blitz, kontrola
d)faza początkowa, faza Blitz, zakończenia projektu

11.W skład „Teorii kontroli: pięciu potrzeb kontrolujących zachowanie wszystkich ludzi” wchodzi:
a)przetrwanie i reprodukcja, przynależność i miłość, władza, wolność, rozrywka
b)przetrwanie i reprodukcja, przynależność i miłość, władza, wolność, chęć niesienia pomocy
c)przetrwanie i reprodukcja, przynależność i rodzina, władza, wolność, rozrywka
d)przetrwanie, przynależność i miłość, władza, wolność, rozrywka

12.Lean Office to:
a)poprawa jakości, wzrost efektywności, optymalizacja kosztów, lepsza komunikacja
b)uszczuplenie kosztów w biurze
c)jakość i obsługa w biurze
d)wzrost efektywności dzięki nowym inwestycjom w biurze

13.Layout miejsca pracy to:
a)to układ kompozycyjny stanowiska pracy
b)wygląd miejsca pracy
c)zasady korzystania ze stanowiska pracy
d)dobre praktyki na stanowisku pracy

14.Diagram Ishikawy to:
a)metoda polegająca na pytaniu 5 razy dlaczego
b)ośmioetapowa metoda rozwiązywania problemów
c)sposób rozpisywania współczynników wpływających na przykład na jakość i służący do badania złożonych problemów organizacyjnych
d)metoda graficznego przedstawienia zbioru danych zebranych w postaci wykresu słupkowego

15.W jakich przypadkach metoda 8D nie zadziała lub będzie mało skuteczna?
a)zespół działa pod presja czasu
b)zespół działa nad problemem, którego nie może rozwiązać
c)liderem zespołu jest kierownik sekretariatu
d)zespół opisał problem bez wskazania osób odpowiedzialnych za niego

16.Które z przedstawionych narzędzi stosujemy w czwartym kroku 8D?
a)diagram drzewa, Pareto, Histogram, Drill Deep and Wide,
b)histogram, Ishikawa, 5W & 2H, Pareto
c)5W & 2H, diagram drzewa, 5 Why, Histogran
d)5W & 2H, histogram, 5 Why, Drill Deep and Wide

17.W zespole powołanym zgodnie z metodą 8D Lider nie jest odpowiedzialny za:
a)szkolenie kadry
b)zwoływanie spotkań,
c)zadania realizowane przez zespół
d)przebieg prac

18.W raporcie A3 pierwszym krokiem jest:
a)analiza przyczynowo – skutkowa
b)zrozumienie obecnej sytuacji
c)zidentyfikowanie problemu lub potrzeby
d)określenie celu

19.Które ze stwierdzeń dotyczących mapowania nie jest istotne z punktu widzenia zarządzającego:
a)widzi przepływ w danym procesie administracyjnym
b)widzi związek pomiędzy przepływem materiału a informacją
c)widzi błędy popełniane przez konkretne osoby
d)sprzyja jemu w podejmowaniu trafnych decyzji

20.Dobry formularz zgłoszenia pomysłu powinien zawierać co najmniej:
a)opis problemu, proponowane rozwiązania, przewidywane korzyści
b)wnioskodawcę, proponowane rozwiązania, przewidywane korzyści
c)wnioskodawcę, opis problemu, przewidywane korzyści,
d)wnioskodawcę, opis problemu, proponowane rozwiązania, przewidywane korzyści

21.Do których procesów nie używamy kart kanban?
a)mapowanie procesów administracyjnych
b)szkolenia pracowników
c)akcja 5S
d)doskonalenie procesu

22.Które z przedstawionych opisów najlepiej pasują do analizy jakościowej wykorzystywanej podczas mierzenia efektywności wprowadzonych rozwiązań Lean:
a)ograniczenie dokumentacji do dwóch tożsamych wersji, redukcja marnotrawstwa, wzrost jakości świadczonych usług
b)skrócenie czasu do 15 minut, zmniejszenie liczny poprawek z 5 do 2, zmniejszenie liczby wyjazdów
c)zmniejszenie liczby wyjazdów do 3, skrócenie czasu do 15 minut, redukcja marnotrawstwa
d)wzrost jakości świadczonych usług, poprawa wizerunku, możliwość budowy własnej marki

23.Które ze stwierdzeń dotyczących audytów kaizen nie jest prawdziwe?
a)audyt odbywa się w środowisku pracy
b)audyt powinien być krótki
c)audyt musi być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego
d)audyt przeprowadza się w oparciu o formularz audytu

24.Czas przejścia L/T to:
a)czas wędrówki produkcji dziennej
b)czas wędrówki pojedynczego wyrobu
c)czas wędrówki produkcji dziennej przez wszystkie procesy
d)czas wędrówki pojedynczego wyrobu przez pojedynczy proces

25.Celem 5S w biurze jest…
a)poprawa procesów i przebiegów
b)posprzątanie stanowisk pracy
c)poprawa samoorganizacji poprzez poprawę porządku, ergonomii i bezpieczeństwa na stanowisku pracy, zmniejszenie czasów szukania potrzebnych narzędzi pracy
d)zwiększenie transparentności celów w przedsiębiorstwie

26.Kosztem zgodnie z analiza kosztów i korzyści społeczno –ekonomicznych nie może być:
a)zmniejszenie zatrudnienia
b)dodatkowe szkolenie
c)redukcja zaległości
d)opór i niechęć pracowników

27.Dzięki analizie kosztów i korzyści społeczno – ekonomicznych podczas wdrażania Lean Office możemy osiągnąć:
a)poprawę jakości usług wewnętrznych
b)poprawę jakości usług zewnętrznych
c)odpowiedź a i b jest prawidłowa
d)podczas wdrażania Lean Office nie stosujemy tej analizy bo jest ona zbyt skomplikowana

28.Zaznacz prawidłową odpowiedź:
a)5S jest metodą właściwego dobierania pracowników
b)za pomocą 5S można znacznie poprawić porządek, dyscyplinę i efektywność
c)5S jest dobre tylko do utrzymywania w czystości wybranego obszaru
d)5S jest rodzajem analizy

29.Ciągłe usprawnianie metod pracy to…
a)selekcja
b)standaryzacja
c)systematyka
d)samodoskonalenie

30.GEMBA oznacza…
a)rzeczywiste przedmioty
b)rzeczywiste marnotrawstwo
c)rzeczywiste miejsce
d)rzeczywistą stratę

ZADANIE PRAKTYCZNE 1

Rozwiąż problem wykorzystując jedną z metod:

  • diagram Ishikawy
  • 5 Why
  • Mapę myśli

Problem: „Dział obsługi klienta otrzymuje dużo reklamacji dotyczących realizacji usługi doradztwa kadrowego” (firm zajmuje się wsparciem HR-owym i świadczy usługi księgowe)

ZADANIE PRAKTYCZNE 2

Wymień 5 korzyści wdrożenia Lean Office:

1.

2.

3.

4.

5.

ZADANIE PRAKTYCZNE 3

Narysuj mapę procesu przyjmowania zlecenia na usługę sprzątania biura.